Automatiser sa comptabilité en freelance avec Axonaut

Si tu es freelance ou solopreneur, tu sais à quel point la comptabilité peut vite devenir un véritable casse-tête. Mais imagine un instant pouvoir automatiser tout ça et ne plus y passer des heures chaque mois. C’est exactement ce que j’ai réussi à faire grâce à un combo gagnant d’outils comme Axonaut, Google Apps Script et un peu d’IA. Dans cet article, je te montre comment j'ai mis en place cette solution pour que la gestion comptable devienne presque automatique, me libérant ainsi du temps pour me concentrer sur ce qui compte vraiment.

La comptabilité est un fléau pour les freelances/solopreneurs, je te montre ici comment te dégager du temps et automatiser tout ça grâce à Axonaut !

En tant que freelance, la gestion de la comptabilité a toujours été une tâche chronophage. Avec entre 10 et 20 factures à envoyer chaque mois, dont beaucoup de one-shots, cela me prenait énormément de temps, même avec l’aide d’une assistance comptable. La comptabilité ne génère aucune valeur directe pour mon business, et pourtant, elle m’accaparait chaque mois.

J'ai rapidement compris que si je voulais faire évoluer mon activité sans sacrifier mon temps, l’automatisation était la seule solution. Je ne voulais surtout pas rater l’opportunité offerte par l’IA, car je savais qu’il y avait un potentiel énorme à exploiter. Mon objectif était simple : que j’aie 15 ou 30 clients, je voulais y consacrer presque le même temps. Automatiser ces tâches était donc essentiel pour scaler efficacement tout en me concentrant sur ce qui apporte réellement de la valeur à mon business.

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Comprendre le statut de Self Employment (freelance) à l'Ile Maurice et ses déclarations fiscales

Le statut de self-employment à Maurice présente deux avantages clés : pas de plafond de chiffre d’affaires, et la possibilité de déduire les charges professionnelles. Ce système combine les avantages de la micro-entreprise (imposition sur le résultat net) avec ceux de l’EURL (déduction des frais pro, sans plafond de CA). Mon résultat net est donc calculé de la manière suivante : chiffre d’affaires (CA) - charges.

Voici les étapes à suivre pour gérer cette comptabilité efficacement :

1. Listing précis des charges professionnelles : Je dois tenir un registre détaillé de toutes mes charges professionnelles, en notant chaque jour, le détail et le montant de chaque dépense.
2. Listing des encaissements clients : Il est aussi essentiel de suivre précisément chaque encaissement client, avec la date, les détails de la prestation, et le montant reçu.
3. Calcul de la CSG mensuelle : Tous les mois, je dois payer la CSG, qui est calculée à hauteur de 3 % de 90 % du résultat net. Comme mes clients me paient en euros, je dois convertir le montant en MUR pour mes déclarations. Pour cela, je m’appuie sur l’API du site currencybeacon.com que je consulte les derniers jours de chaque mois.
4. Tenue d’un livre de recettes : Pour faciliter les déclarations fiscales et mon suivi comptable annuel, je tiens un livre précis récapitulant mes charges, mon chiffre d’affaires encaissé, ma CSG, et mon résultat net.

À Maurice, l’impôt sur le revenu est réparti sur 11 tranches marginales d’imposition (TMI), et comme en France, il existe des abattements fiscaux. Pour en savoir plus sur la fiscalité mauricienne, je te recommande de consulter l'article de Smart Traveller.

1ère étape : automatiser sa comptabilité avec l'API d'Axonaut, Google Apps Script et Google Sheet !

Lorsqu’il s’agit d’automatiser sa comptabilité, il est essentiel de choisir des outils efficaces et compatibles avec les besoins spécifiques des freelances. Après avoir exploré plusieurs options, j’ai opté pour Axonaut et Google Sheets, deux solutions qui se complètent parfaitement. Axonaut est un outil tout-en-un qui permet de gérer facilement ses finances, et son API bien documentée offre une grande flexibilité. De l’autre côté, Google Sheets est idéal pour structurer et visualiser toutes les données. Avec un simple script Google Apps Script, j’ai pu connecter ces deux outils et automatiser l’intégralité de ma gestion comptable

Voici les étapes que j’ai suivies pour mettre cela en place :

1. Connexion de mon compte bancaire à Axonaut : Axonaut permet de récupérer les flux entrants et sortants directement depuis mon compte bancaire. Cela me permet d’avoir une vue d’ensemble précise de mes revenus et de mes dépenses sans avoir à tout saisir manuellement.
2. Utilisation de l’API d’Axonaut : L’une des forces d’Axonaut est la possibilité de se connecter à son API grâce à une documentation claire et bien structurée. J’ai pu automatiser plusieurs fonctions essentielles à l'aide d'un petit bout de code qui me permet de calculer et de structurer les données suivantes automatiquement :
• La récupération des clients et produits,
• La gestion des dépenses professionnelles,
• Le suivi du chiffre d’affaires encaissé,
• L’automatisation de la création des factures.
3. Création d’un fichier Google Sheet automatisé : L’objectif était d’alimenter un fichier Google Sheet en un seul clic, contenant une feuille dédiée à chaque fonction (clients, produits, CA, etc.). Ce fichier me permet de suivre en temps réel l’évolution de mes finances, le tout de manière organisée et facilement accessible.
4. Développement d’un script avec Google Apps Script : Grâce à l’aide de ChatGPT, j’ai pu écrire un script JavaScript via Google Apps Script. Ce script fait le lien entre Axonaut et Google Sheets, permettant de récupérer et d’alimenter mes données automatiquement. En quelques secondes, tout est mis à jour sans effort de ma part.
5. Visualisation du processus en vidéo : Pour que tu comprennes mieux comment tout cela fonctionne, je te montre ci-dessous une vidéo qui explique en détail ce processus d’automatisation, étape par étape.

2ème étape : automatiser l'envoi des factures avec un script Python

Une fois les données récupérées et organisées, la prochaine étape consiste à envoyer rapidement et automatiquement les factures à mes clients. Pour cela, deux options s’offrent à moi : utiliser Python et Selenium ou le plugin Chrome IA VISION RPA.

Voici comment ces deux approches fonctionnent :

Utiliser Python et Selenium

En utilisant Python, j’ai mis en place un script qui s’appuie sur Selenium pour automatiser l’envoi des factures via Axonaut. Ce code importe les bibliothèques nécessaires (comme Selenium) et utilise le WebDriver pour reproduire le comportement souhaité. Voici les principales étapes que mon script exécute :

• Connexion à Axonaut : Le script ouvre le navigateur et se connecte automatiquement à mon compte Axonaut.
• Accès aux factures : Il se rend ensuite sur l’URL dédiée aux factures : https://axonaut.com/business/invoice/dashboard.
• Ciblage des boutons “Envoyer la facture par email” : Le script trouve tous les boutons ayant l’attribut title="Envoyer la facture par email".
• Automatisation des clics : Il clique ensuite sur ce bouton et effectue deux clics supplémentaires pour valider l’envoi, en ciblant des classes CSS spécifiques.
• Boucle d’envoi : Le processus se répète jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de factures à envoyer.
• Retour d’information : Le terminal m’informe du nombre de factures envoyées avec succès

Cette méthode offre une précision incroyable et un niveau de personnalisation très élevé, puisque je peux ajuster chaque étape selon mes besoins. C’est aussi un excellent moyen pour moi d’apprendre Python et d’approfondir mes compétences en automatisation sans dépendre d’un outil tiers.

Utiliser le plugin Chrome IA VISION RPA

L’autre option consiste à utiliser IA VISION RPA, un plugin pour Chrome qui permet d’automatiser des tâches répétitives directement depuis le navigateur. Cet outil fonctionne un peu comme un enregistreur d’actions : il capture mes clics et interactions sur la page, puis reproduit automatiquement ces actions chaque fois que je le lui demande. Il est très pratique pour ceux qui ne veulent pas coder, car il suffit de configurer les tâches dans l’interface sans avoir à écrire de code. Bien que ce plugin soit accessible et relativement simple d’utilisation, il présente certaines limitations. Son manque de flexibilité peut parfois rendre la gestion des cas spécifiques plus complexe

Personnellement, je privilégie largement la méthode avec Python. D’une part, elle me permet une précision sans égal dans l’exécution des tâches et, surtout, un pouvoir de personnalisation crucial pour répondre aux besoins spécifiques de mon business. Apprendre Python en parallèle est aussi un réel atout, car cela ouvre de nombreuses possibilités d’automatisation dans d’autres domaines. Contrairement à l’utilisation d’un outil tiers comme IA VISION RPA, Python me donne un contrôle total sur l’ensemble du processus, sans dépendre de limitations extérieures.

Et pour aller plus loin ?

À terme, il pourrait être intéressant d’aller encore plus loin dans l’automatisation en remplissant automatiquement les déclarations mensuelles sur le site du gouvernement mauricien. Cependant, cette étape est un peu plus complexe à mettre en place à cause du système de double authentification (2FA) qui nécessite la réception d’un SMS sur un téléphone portable. Cela reste un projet ambitieux mais potentiellement réalisable.

De plus, je pourrais envisager de créer une interface de type SAAS pour rendre l’expérience plus fluide et agréable. Par exemple, un système de drag-and-drop pourrait permettre de dupliquer rapidement des lignes de données. Cela dit, Google Sheets fait déjà un bon travail à ce niveau. Enfin, un export Excel en un clic pourrait être ajouté pour générer mon bilan de fin d’année et l’envoyer directement à mon comptable mauricien, simplifiant encore davantage le processus.